La OMI, hace un par de décadas atrás, instó a los Estados Parte, a través del Comité de Facilitación del Transporte Marítimo (FAL), establecer una Ventanilla Única Marítima (VUMAR), que permita un intercambio electrónico de la información requerida a la llegada, estadía y salida de los buques desde los puertos. Además, servirá para que las autoridades públicas combinen o coordinen la transmisión electrónica de los datos requeridos sobre los movimientos y desplazamiento de los buques dentro del país desde su recalada hasta el zarpe al exterior, de modo que se garantice que la información se presenta una sola vez y se reutiliza en la mayor medida posible por esos servicios y los usuarios privados.

No obstante que las VUMAR se iniciaron como una recomendación, por una resolución del Comité FAL del año 2022, se estableció que a contar del 1 de enero de 2024 pasaba a ser obligatoria en todos los puertos del mundo.

Dado lo anterior, en Chile, la VUMAR fue creada el año 2018, con la participación de los representantes de las Navieras (ANA), Agencias de Naves (ASONAVE), puertos y terminales (CAMPORT), SAG, SERNAPESCA, Policía de Investigaciones, Servicio Nacional de Aduanas, Ministerio de Salud, Ministerio de Hacienda (Sistema Integrado de Comercio Exterior (Sicex)), DIRECTEMAR, puertos internacionales y usuarios, que requieren información asociada a estas operaciones, que permita la interoperabilidad con el resto de los sistemas nacionales e internacionales.

Actualmente, las operaciones asociadas a las recaladas de las naves se realizan de forma descoordinada, manual o interactuando con diferentes sistemas de los diferentes actores involucrados. Las agencias de nave realizan las solicitudes por separado a cada servicio público y deben esperar la respuesta de cada uno de ellos. Además, el proceso de recepción de las naves, es presencial.

La VUMAR permitirá la trazabilidad de la operación, es decir, se podrá conocer el estado de cada tramitación, solicitudes y validaciones de todas las operaciones, por parte de los Servicios Públicos, que componen el proceso de recepción y despacho de las naves.

También habrá acceso a los expedientes de trámites. Cada solicitud de recepción y despacho, contendrá toda la información de la nave sobre la cual se está tramitando, la información que debe asociarse a las solicitudes, así como los certificados de la nave, eliminación de papeles, anticipación de la información, ya que no será necesario esperar que la nave llegue a puerto para mostrar la información de manera física, sino que podrá ser enviada de manera anticipada.

Asimismo, se agilizarán los tiempos de trámites al realizar las validaciones online y al gestionar solicitudes con información precargada.

El Ministerio de Transportes ha estimado que gracias a la VUMAR, sólo en el proceso de recepción de las naves, se ahorrarán al año cerca de 62.500 horas en los trámites de los actores que intervienen en el mismo. Esto, sin considerar además los tiempos asociados a los pagos de estos procesos que deben realizarse actualmente en su mayoría, en forma presencial, ni a los costos operacionales que disminuirán con la digitalización de los trámites asociados. Por ejemplo, hoy se solicitan en la recepción de una primera recalada de una nave que proviene de un puerto internacional al menos 37 documentos, dentro de los cuales se encuentran los 7 que considera el Convenio FAL de la OMI, equivalentes a aproximadamente 100 papeles. Mientras que para la recepción nacional se requieren al menos 12 documentos, lo que corresponde a un promedio de 40 papeles. Considerando que, en total, en un año hay alrededor de 25.000 recaladas (nacionales e internacionales), gracias a VUMAR se podrían ahorrar al menos un millón trescientos mil documentos al año.

Documentos (Se destacan los 7 documentos FAL obligatorios)

1.- Declaración General
2.- Manifiesto (Declaración) de Carga
3.- Declaración de Provisiones de a bordo (Lista de Rancho)
4.- Declaración de efectos de la Tripulación
5.- Lista de la Tripulación
6.- Lista de Pasajeros
7.- Manifiesto de Mercancías Peligrosas
8.- Declaración Marítima de Sanidad (podría requerirse en virtud del Reglamento Sanitario Internacional)
9.- Guía de Correos (podría requerirse en virtud del Convenio Postal Universal)
10.- Lista de contenedores vacíos.
11.- Otros

De esta forma, la VUMAR funcionará 24/7 y permitirá entregar autorizaciones y notificaciones en línea, aumentará la seguridad de la información, proveerá estadísticas y estandarización de procesos de Servicios Públicos.

Para desarrollar todo el proyecto, inicialmente el trabajo se dividió en el módulo de Recepción que incluía los puertos intermedios y el módulo de Despacho. Posteriormente y dada la complejidad de todo el proceso, se fragmentó el plan, creando además de los módulos iniciales, los módulos de Practicaje y Puertos.

Actualmente, todos los módulos de la VUMAR se encuentran desarrollados incluyendo la implementación de los botones de pago respectivos.

Durante el año 2023, se realizaron todas las integraciones con los Servicios Públicos, siendo el más atrasado, el Servicio Nacional de Aduanas, por problemas presupuestarios, ante lo cual, con fecha 24 de mayo de 2023, la ANA remitió una carta al Ministro de Hacienda, solicitando que se otorgaran los recursos a Aduanas para que se pueda integrar y no atrasar la implementación total de la plataforma. Como resultado de esa gestión, con fecha 20 de julio, ese Ministerio asignó los recursos necesarios para la integración.

Con fecha 25 de agosto, y con la presencia del Ministro de Transportes y Telecomunicaciones, se efectuó en dependencias de San Vicente Terminal Internacional, el lanzamiento de la marcha blanca de la VUMAR.

La marcha blanca se inició en los puertos de la Región del Biobío, con la recepción de una nave de bandera extranjera y a principios de diciembre, en los puertos de la Región de Valparaíso. En el mismo período, se realizaron capacitaciones a los usuarios que fueron informados. Estas capacitaciones fueron enfocadas dependiendo del perfil del usuario, entregándoles el material de apoyo inicial.

Durante el periodo de marcha blanca, los usuarios tendrán apoyo de una mesa de ayuda interna para aclarar dudas. También, en la página web de la VUMAR, habrá cápsulas con vídeos explicativos para los servicios públicos, autoridades, agencias, empresas portuarias y para los distintos perfiles de usuarios, para que estén disponibles desde el inicio de la producción.

Hasta finales de 2023, se han realizado ejercicios reales con varias naves. Para la realización de las pruebas, se elige una nave que proceda desde el extranjero, se coordina con la agencia para que le comunique al capitán del buque que participará en una prueba con la VUMAR, y con ello se inicia el envío de información en los formatos definidos para la plataforma.

La metodología es que con todos los actores de la cadena logística que están interactuando, después de cada ejercicio, se efectúan reuniones para que se intercambien experiencias, se vayan corrigiendo los errores y optimizando la plataforma VUMAR.

También, una vez que comience la producción, es decir, el primero de enero del 2024, se generarán estadísticas que hoy día no existe, tales como los orígenes y destino de las naves, cantidad de tripulantes, pasajeros, etc. Por lo cual se puede hacer un análisis previo de riesgo, lo que ayudará mucho a los servicios públicos para la asignación de recursos, lo cual será muy importante para el análisis y uso de todos usuarios.

Además, se va a generar un historial donde van a quedar registradas todas las naves que circulen por el país, todos los hitos que sucedieron en cada recalada y zarpe, se podrá registrar el número de naves atendidas por cada agencia, por servicio público, también analizar el desempeño de los prácticos, las maniobras realizadas, los remolcadores que participaron por maniobra, todo lo cual ayudará a identificar los problemas y procesos que se están demorando más de lo necesario.

A contar del 2024, se va a generará una mesa de ayuda VUMAR, que va a estar operativa 24/7, lo que permitirá a los usuarios que, en caso de dudas o problemas con el sistema, tener una ayuda y solución rápida.